Time_management
21 декабря, 2020

Тайм-менеджмент: простые способы управления временем

Автор: Sultan
Время на прочтение: 4 минут(ы)

Управление временем, организация времени, таймменеджмент  (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь получить ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей.

Методы упорядочивания планов рабочего времени

  • Техника «Матрица Эйзенхауэра» реализуется путём настройки системы приоритетов и категорий
  • Техника «Хронометраж»
  • Метод Парето (закон 80/20): 80 % задач может быть решено за 20 % затрачиваемого времени; на оставшиеся 20 % задач тратится 80 % затрачиваемого времени
  • Самоменеджмент — это самостоятельная организация сотрудником своего собственного времени
  • ABC-анализ
  • Метод «Помидора»

Техника «Матрица Эйзенхауэра»

Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Техника «Хронометраж»

хронометраж

Хронометраж позволяет фиксировать то количество времени, которое человек тратит на то или иное действие. Вести данные можно на бумаге, диктофоне, в таблицах, даже на мобильном телефоне – предпочтение отдается тому способу, который более привычен и удобен каждому индивидуально.

Выделяются шаги техники хронометража:

  1. Фиксация всех дел с интервалом в 10-15 минут.

Когда вы совершили какое-то действие, приостановитесь на минуту и запишите количество потраченного времени и суть дела. Идеально фиксировать абсолютно все процессы с интервалом в 15 минут, но можно на первых порах просто указывать время начала процесса и его окончания. Например, «9:00-9:20 – проверка почтового ящика, просмотр сообщений». Позже к описанию процессов добавляют комментарии об их результативности или смежных действиях. Скажем, работая над презентацией, по чату вы общались с коллегой – это стоит пометить, чтобы объективно оценивать пользу потраченного времени.

  1. Выбор показателей для корректировки.

Например, вы не довольны тем, что много времени тратите на пустое общение по телефону или слишком мало времени уделяете главному для себя проекту. Также показателем может стать то дело, на которое у вас постоянно не хватает «рук». Ставится цель, и выделяется соответствующий показатель.

  1. Отслеживание выбранных показателей в динамике.

Рисуется от руки или составляется в электронных таблицах диаграмма с изменениями от недели к неделе или каждый день. При этом, как показывает практика, уже сам факт ведения графиков меняет ситуацию к лучшему. Вы подсознательно начинаете корректировать время с пользой для дела. Можно все показатели отражать в одном графике, чтобы видеть общую картину.

Метод Парето

Принцип 80/20 гласит, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий, отвечает за большую долю результатов, получаемой продукции или заработанного вознаграждения. Например, на получение 80% результатов у вас уходит 20% всего затраченного времени. Выходит, что на практике 4/5 приложенных вами усилий (немалая доля) почти никак не влияет на результат.

Самоменеджмент

Самоменеджмент— это самостоятельная организация сотрудником своего собственного времени

Самоменеджмент (или таймменеджмент) — техника правильного использования времени. Самоменеджмент помогает выполнять работу с меньшими расходами, лучше организовать труд (следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, как результат, уменьшить спешку и стрессы. Известный специалист в области менеджмента Ален Маккензи утверждал: «Нет ничего более легкого, чем быть занятым. И нет ничего более трудного, чем быть результативным».

Самоменеджмент — это последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в повседневной практике, с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих же целей. Самоменеджмент позволяет эффективно пройти все этапы успешного пути к цели, а именно:

  • решить, чего вы хотите достичь;
  • создать собственное видение успеха;
  • использовать метод «больших скачков»;
  • верить, что успех придет;
  • сосредоточиться на целях, ведущих к успеху;
  • не падать духом при неудачах.

ABC-анализ

ABCанализ — метод, позволяющий классифицировать ресурсы фирмы по степени их важности. Этот  анализ является одним из методов рационализации и может применяться в сфере деятельности любого предприятия. В его основе лежит принцип Парето — 20 % всех товаров дают 80 % оборота.

Метод «Помидора»

tomatoes

Для простоты мы будем упоминать лишь рабочий процесс, хотя техника также подходит и для учёбы.

Отрезки времени, на которые делится работа, условно называются помидорами. Один «помидор» длится 30 минут: 25 минут работы и 5 минут отдыха. Чуть ли не каждый год появляются новые исследования, рассказывающие об эффективности других временных отрезков, но мы берём за основу первоначальную технику.

Перед запуском таймера вы должны составить список рабочих задач. Для этого существуют различные приложения и сервисы (мы коснёмся их ниже), но можно использовать и обычный лист бумаги. Давайте начнём с этого.

Возьмите лист бумаги и озаглавьте его «Задачи на сегодня». Учитывая приоритеты (от более к менее важным), составьте список всех задач на сегодня. После этого установите таймер на 25 минут и начинайте работать.

Звонок таймера означает наступление 5-минутного отдыха. В это время нежелательно заниматься рабочими делами и лучше расслабиться, и отвлечься от работы. По прошествии 5 минут нужно вернуться к задаче и продолжить её выполнение. Каждый «помидорный» отрезок нужно отмечать крестиком напротив той задачи, которую вы выполняете. После четырёх отрезков сделайте долгий перерыв — от 15 до 30 минут. Закончив работать над задачей, вычеркните её из списка и принимайтесь за следующую.

Ведение списка задач нужно для самоконтроля и наблюдения за своей эффективностью. Например, по прошествии недели вы можете посмотреть, сколько «помидоров» потратили на выполнение той или иной задачи. Разумеется, умножив количество отрезков на 25 минут, вы получите более распространённые единицы измерения, чем «помидоры», — минуты.

time_management